Центральною експертно-перевірною комісією (протокол від 22 жовтня 2020 року №5) схвалена Типова номенклатура справ виборчої комісії. З метою забезпечення збереженості документів, що мають культурну цінність і відображають виборчі процеси на місцях, Центральною виборчою комісією до строків зберігання деяких видів документів додана позначка «ЕПК». Відповідно до абзаців третього та четвертого пункту 3.3 розділу 3 Порядку передачі окружними та територіальними виборчими комісіями виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 24.10.2020 № 424, визначено, що позначка «ЕПК» поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Типовій номенклатурі справ виборчої комісії для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до Національного архівного фонду приймає експертно-перевірна комісія відповідного державного архіву. Документи, внесені до Національного архівного фонду, включаються до описів справ постійного зберігання. Виходячи з вищевикладеного, Державна архівна служба України своїм листом від 27.10.2020 р. за № 4042/2.01/0 рекомендувала експертно-перевірним комісіям державних архівів включити до складу Національного архівного фонду документи, що мають строк зберігання 5 років ЕПК, а саме:
– постанови Центральної виборчої комісії про утворення окружних та формування складу територіальних виборчих комісій та про внесення змін до складу окружних та територіальних виборчих комісій (копії);
– рішення (постанови) окружної виборчої комісії про утворення дільничних виборчих комісій, внесення змін до їх складу;
– рішення (постанови) територіальної виборчої комісії про утворення (формування складу) територіальних виборчих комісій, утворення дільничних виборчих комісій, внесення змін до їх складу;
– рішення (постанови) окружної, територіальної виборчої комісії, відповідні додатки до них, окремі думки членів виборчої комісії, та документи (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи), на підставі яких їх прийнято;
– протоколи засідань окружної, територіальної виборчої комісії з відповідними додатками;
– протоколи окружної виборчої комісії про підсумки голосування;
– протоколи територіальної виборчої комісії про підсумки голосування у виборчому окрузі (частині виборчого округу);
– протоколи територіальної виборчої комісії про результати місцевих виборів, про результати голосування;
– протоколи окружної, територіальної виборчої комісії про повторний підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;
– протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях.
Враховуючи вищевикладене, експертно-перевірна комісія Державного архіву Харківської області на засіданні, що відбулося 28 жовтня 2020 року, прийняла рішення віднести до Національного архівного фонду вищезазначені документи та включати їх до описів справ постійного зберігання з виборів Президента України, народних депутатів України та місцевих виборів.
